หลักสูตร การควบคุมเอกสารและบันทึกตามระบบการจัดการ (DOCUMENT CONTROL) ทุกระบบ

หลักสูตร การควบคุมเอกสารและบันทึกตามระบบการจัดการ (Document Control) ทุกระบบ  

ฝึกปฎิบัติจริง ผู้เข้าอบรมเตรียมNotebook (โน๊ตบุ๊ค) มาด้วยค่ะ วันอบรม

การควบคุมเอกสารและการบันทึกเอกสารคุณภาพเป็นสิ่งสำคัญสำหรับองค์กรเนื่องจากเป็นเอกสารตามมาตรฐาน วิธีการทำงานและคู่มือในการดำเนินงานสำหรับทุกคนและผู้ที่เกี่ยวข้องในองค์กร หากมาตรฐานดังกล่าว ไม่มีการควบคุมอย่างเหมาะสมและทันสมัยอาจทำให้เกิดการดำเนินงานที่ผิดพลาด องค์กรเกิดความเสี่ยงสูงในการดำเนินการ

 

การควบคุมเอกสารและการบันทึกเอกสารคุณภาพ ถือเป็นหลักฐานในการปฏิบัติงานที่สำคัญหากองค์กรไม่มีวิธีการในการควบคุมและจัดเก็บที่เหมาะสมและสอดคล้องกับข้อกำหนดตามระบบการจัดการ เช่น ISO  GHP&HACCP เป็นต้น ก็อาจทำให้เกิดปัญหาในกระบวนการถัดไปหรือการสอบกลับหาข้อมูลได้ยาก ดังนั้น ผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับการควบคุมเอกสารและบันทึกจึงจำเป็นจะต้องมีความรู้และความเข้าใจถึงวิธีการควบคุมที่เหมาะสมเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการดำเนินงานขององค์กร

วัตถุประสงค์ : หลักสูตรนี้ มุ่งหมายให้ผู้เข้ารับการเรียนรู้…

1. เพื่อให้ผู้เข้าฝึกอบรม เข้าใจถึงโครงสร้างของเอกสารในระบบการจัดการ
2. เพื่อให้ผู้เข้าฝึกอบรม เข้าใจถึงวิธีการในการจัดทำเอกสารในรูปแบบของการเขียนพรรณนาและรูปแบบของการเขียน Flow Chart
3. เพื่อให้ผู้เข้าฝึกอบรม เข้าใจถึงขั้นตอนในการอนุมัติเอกสาร การระบุสถานะในการเปลี่ยนแปลง การควบคุมการแจกจ่าย การควบคุมเอกสารจากภายนอก และ การควบคุมเอกสารที่ไม่ใช้งาน
4. เพื่อให้ผู้เข้าฝึกอบรม เข้าใจวิธีการควบคุมในการชี้ บ่ง การจัดเก็บ การป้องกัน การนำออกมาใช้ ระยะเวลาในการจัดเก็บ และการทำลายบันทึก
5. เพื่อให้ผู้เข้าฝึกอบรม เข้าใจถึงแนวทางในการควบคุมเอกสารและบันทึกโดย ระบบ Hard Copy และระบบ Electronic Media

หัวข้อเรียนรู้ :

09.00 – 12.00 น.                 Module 1 การตีความข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องกับการควบคุมเอกสารตามข้อกำหนดตามระบบการจัดการ เช่น ISO  GHP&HACCP เป็นต้น

Module 2 การชี้บ่งเอกสารระบบคุณภาพ

• การจัดทำ/แก้ไขเปลี่ยนแปลงใช้ “ใบขอดำเนินการเอกสาร”
• เอกสารควบคุมจะประทับตรา “สำเนาฉบับควบคุม”
• เอกสารที่ไม่ควบคุม เช่น เอกสารภายนอก จะไม่ประทับตรา “สำเนาฉบับควบคุม”
• เอกสารที่ยกเลิก เช่น เอกสารภายนอก

12.00 – 13.00 น.                    พักรับประทานอาหารกลางวัน

13.00 – 16.00 น.                ​Module 3 การควบคุมเอกสาร

• การอนุมัติเอกสาร ก่อนนำไปใช้งาน
• การทบทวน ปรับปรุงเอกสารให้ทันสมัย
• การแสดงสถานะปัจจุบันของการปรับปรุงเอกสาร
• การแจกจ่ายเอกสารฉบับที่เกี่ยวข้องไป ณ จุดปฏิบัติงาน
• การควบคุมโดยระบบคอมพิวเตอร์

Module 4 การควบคุมการบันทึก

• จัดทำขั้นตอนการปฏิบัติงาน
• การชี้บ่งบันทึกคุณภาพ / การจัดเก็บ / การนำมาใช้การป้องกันการเสียหาย
• บันทึกต้องอ่านได้ง่าย มีการบ่งชี้ และนำมาใช้ได้โดยสะดวก

 รูปแบบการเรียนรู้ :

+  บรรยายแบบกระชับ (Mini-Lecture) 60%

+  การฝึกปฏิบัติการ (Workshops)      40%

 

วันจัดฝึกอบรม : ระยะเวลา 1 วัน ตามวันที่บริษัทกำหนด   

ระยะเวลา : ระหว่างเวลา 09.00 – 16.00 น.  

กลุ่มเป้าหมาย :  บุคลากรในองค์กร กลุ่มหัวหน้างาน หรือ ผู้จัดการ